Knowledge Manager chez Alan, Anna nous parle du travail à distance au sein de son entreprise

Publié le 04 mai 2021

Temps de lecture 12 minutes

Suite à la crise sanitaire liée au Covid-19, la plupart des entreprises ont dû s’adapter au contexte et passer au travail à distance. C’est notamment sur ce sujet que nous avons eu la chance de pouvoir interviewer Anna Gombin, Knowledge Manager chez Alan. En plus d’une reconversion professionnelle originale et réussie, elle nous fait part des bonnes pratiques et des meilleurs conseils pour travailler en distanciel. De quoi vous conforter dans l’idée d’opter pour une de nos formations à distance !

Alan, une startup avec une forte culture d’entreprise

Bonjour Anna ! Pourrais-tu te présenter en quelques mots ?


Enchantée, je m’appelle Anna ! À l’origine, j’étais professeure de français dans l’Education Nationale, mais je suis devenue Knowledge Manager chez Alan.

Quand j’ai commencé les entretiens pour rejoindre Alan en septembre 2019, on était 140 employés. En ce moment, on est plus de 355 ! En effet, nous sommes en croissance continue, donc on recrute beaucoup : nous venons d’ailleurs d’annoncer notre Série D et le recrutement de 400 nouveaux collaborateurs d’ici à 2023. Et l’on gère tout ceci à distance.

Pourrais-tu nous parler de la culture de ton entreprise et des valeurs qui lui sont rattachées ?

Bien sûr ! Alan est une assurance santé créée en 2016 par Jean-Charles Samuelian (également à l’origine d’une entreprise appelée Expliseat, qui a fabriqué les sièges d’avion les plus légers au monde) et Charles Gorintin (anciennement ingénieur chez Facebook, Twitter et Instagram). Leur point de départ était que le secteur de la santé représentait un marché important, mais toujours associé à une paperasse terrible, des offres très peu compréhensibles… Ils ont donc fondé Alan pour proposer une assurance santé 100% numérique, ce qui n’existait pas à l’époque, qui soit à la fois juste, simple et transparente, et qui devienne un véritable partenaire santé plus qu’une mutuelle santé.

Concernant notre culture, on a 5 grandes valeurs, qu’on appelle “Leadership Principles”, et qui ont sont co-écrits par toute l’entreprise :

  • Members-First : nous mettons nos membres en premier dans l’ordre des priorités
  • Fearless Ambition : nous n’avons pas peur de prendre des risques
  • Distributed Ownership : nous optons pour la responsabilité partagée, c’est-à-dire que chaque projet a un propriétaire (owner) qui va être responsable du bon déroulement de ce dernier
  • Radical Transparency : nous privilégions le partage de toutes les informations dans une transparence totale
  • Personal and Community Growth : nous croyons en la croissance personnelle et collective


Chez Alan, nous avons une culture 100% écrite, et nous ne faisons pas de réunions pour prendre des décisions. Nous mettons tout à l’écrit et nous partageons tout entre nous (d’où notre pilier qu’est la transparence radicale). Ça veut dire que tout est accessible à tout le monde : toutes les discussions, les documents partagés à la réunion trimestrielle avec nos investisseurs, les procédures, les documents ressources humaines (les grilles de salaire internes par exemple)… Et nous encourageons également nos collègues “experts” dans un domaine précis (propre à leur travail ou autre chose) à rédiger des documentations accessibles à tous pour pouvoir accroître mutuellement nos savoirs ! En bref, nous nous partageons un peu de tout, et ça fait la base de la valeur de notre connaissance.

Ce double élément de culture fait que tous les Alaners - vous êtes les Wilders, et bien nous sommes les Alaners - documentent absolument tous les aspects de leur travail sur la plateforme Notion afin de constituer du savoir durable.

Quant aux conversations internes et instantanées, nous privilégions Slack ! Notre particularité est que nous parlons et partageons des documentations exclusivement en anglais, car nous avons énormément de collègues étrangers.

Finalement, chez Alan, tout le monde est bienveillant. On pourrait croire au monde des bisounours, mais je vous assure que ça marche bien !

Quel est ton rôle au sein d’Alan ?

En tant que Knowledge Manager (ou Responsable des connaissances, en français), je vais devoir gérer toute la documentation, parce qu’au bout d’un moment ça fait beaucoup trop d’éléments. Je suis un peu le “superviseur” de cette documentation, je m’assure qu’elle soit toujours à jour, complète et “actionnable” - c’est-à-dire que l’on puisse s’en servir. De manière plus générale, je m’occupe de la circulation des connaissances au niveau de toute l’entreprise, ce qui implique également l’éducation et la formation.

Le travail à distance chez Alan

Suite à la crise sanitaire liée au Covid-19, le télétravail est entré en vigueur. Au sein d’Alan, comment ça se passe ?

Avant le confinement : un télétravail déjà régulier

Nous étions très volontaires pour travailler à distance. En général, les personnes travaillaient 2-3 jours par semaine en télétravail, puis le reste du temps au bureau. Il n’y avait pas vraiment de règles, mais c’était quand même déjà très adopté.

Grâce au fait que tout soit documenté et que tout soit à l’écrit, c’est bien plus facile de travailler à distance.

Pendant le premier confinement : s’adapter au distanciel sur le plus long terme

Au bout de 3 jours de télétravail pour tous les Alaners, on s’est rendus compte que ça ne changeait absolument rien, et que nos journées étaient exactement comme avant. Pour que le basculement travail à télétravail soit plus simple, notre équipe RH a sponsorisé à chacun un pack à distance : un deuxième écran, un clavier, une souris…

On a notamment dû accueillir 65 personnes lors de ce premier confinement. Cela nous a forcément amené à adapter notre programme d’onboarding. Il est très personnalisé et accompagne jour après jour chaque nouvel arrivant. Un “role buddy” est assigné à chaque nouveau collaborateur, et va donc l’accompagner tout au long de l’onboarding, et l’aider à prendre en main notre métier. Le nouvel Alaner aura également un “culture buddy” pour l’aider à assimiler la culture, et un “coach” pour y voir plus clair sur sa place au sein d’Alan et sa carrière. Le coach met ainsi en place un 1-on-1 de 45 minutes toutes les deux semaines et l’aide à sa croissance personnelle.

Après le premier confinement : Work from Anywhere

On a mis en place une “politique” (ou plutôt une proposition) qui s’appelle “Work from Anywhere” (travaillez d’où vous voulez, en français). Depuis juin, on travaille d’où l’on veut sans avoir à prévenir. Des personnes travaillent du bord de la mer en Bretagne, d’autres de l’étranger, d’autres de chez soi… C’est très libre.

Deux outils sont entrés dans notre quotidien depuis qu’on est à distance :

  • Excalidraw pour les sessions tableau blanc à plusieurs, dessiner, de manière collaborative…
  • Loom pour enregistrer son propre écran avec ou sans son, et avec ou sans notre caméra projetée à côté


Trouves-tu que le travail à distance fonctionne bien chez Alan ?

Au vu des résultats d’Alan qui sont en très grande hausse depuis le basculement à distance et de “Work from Anywhere”, cette façon de faire marche très bien, oui. Mais il faut avoir les bonnes dispositions pour que ça marche : on ne peut pas travailler en équipe sans définir à l’écrit un "ownership" extrêmement clair.

Comment se déroule la prise de décision à distance ?


On prend toujours nos décisions par écrit sur GitHub sous forme d’”issue”. Voici notre procédé :

  • Déterminer les enjeux de la décision à prendre
  • Établir le contexte pour définir de quoi il s’agit, quel est le problème à régler
  • Faire des propositions et se poser des questions aussi entre nous
  • Fixer une deadline pour fermer l’”issue”
  • Prendre la décision


Ce fonctionnement à l’écrit pour la prise de décision marche beaucoup mieux, car il n’y a pas d’affect, on a le temps de raisonner seul et de tout détailler - sans rien oublier ! En effet, toutes nos décisions sont développées de manière structurée et on peut vraiment se concentrer sur la proposition, et bien réfléchir. Tout ceci se différencie grandement des réunions traditionnelles où l’on ne peut pas tous réfléchir correctement, et où la parole est souvent accaparée par ceux qui parlent le plus fort.

Qui prend la décision ?

C’est la personne qui ouvre l’issue qui prend la décision. On a une politique de Disagree & Commit, c’est-à-dire que même si une personne est contre une proposition (et qu’elle est tout à fait en droit d’exprimer son point de vue), si l’owner a déjà pris sa décision, elle va devoir accepter la décision finale.

Arrives-tu à trouver un bon équilibre vie professionnelle / vie personnelle ?

Oui, la séparation temps de travail et temps personnel est bien plus nette. Maintenant, quand je ferme mon ordinateur, ma journée est belle et bien finie. Mais j’ai surtout développé des habitudes d’organisation qui m’y aident !

Les conseils d’Anna et Alan pour travailler à distance

Comment bien organiser son temps chez soi lorsque l’on a moins la notion du temps ?

Chez Alan, on a proposé de mettre en place une réorganisation de l’emploi du temps, c’est-à-dire que l’on met des “blocs de temps” dans son agenda de choses régulières, détaillées et fixes. On peut bien évidemment différencier son calendrier pro et perso !

Par exemple, tous les matins, on peut se mettre un créneau pour faire du sport, lire, regarder ses mails et ses messages slacks… Et ensuite, insérer des blocs pour les projets ou pour les moments de brainstorming et de réflexion.

Cette méthode est très efficace afin de se tenir à un temps précis pour faire les choses et ne pas déborder. Ça permet de structurer sa journée !

Une telle organisation implique le travail asynchrone, c’est-à-dire que l’on n’attend pas que la personne réponde tout de suite. On a d’ailleurs déterminé des temps de réponse obligatoires :

  • Slack : répondre dans les 8 heures
  • Emails : répondre dans les 48 heures


Cela permet de gérer son temps absolument comme on le souhaite.

Et qu’en est-il du droit à la déconnexion ?

On est encouragés à désinstaller Slack et Notion de nos téléphones pendant les vacances. D’ailleurs, on a une politique de vacances flexibles : nous sommes invités à prendre des vacances quand on le souhaite, dès qu’on en a besoin, sans avoir à les faire valider par quiconque.

Un point très important ici est de savoir séparer son espace de travail et son espace de repos, qui vont de pair avec temps de travail et temps de repos. Chez Alan, on déconseille de travailler sur le canapé - à part si vous n’avez pas le choix. Ainsi, on recommande d’avoir une table sur laquelle travailler. Et puis, passé 19h, vous quittez votre table, le travail est fini !

Comment travailler à distance tout en gardant une forte culture d’entreprise ?

Nous avons plusieurs outils qui nous permettent d’allier travail à distance et forte culture d’entreprise :

  • Donut.com permet d’intégrer un channel spécial à Slack qui, chaque semaine, vous paire avec quelqu’un de votre entreprise au hasard pour organiser un café. Quand on grandit très vite comme chez Alan, on ne connaît pas la majorité des personnes… Et cet outil marche très très bien pour créer des liens impromptus !
  • Channel Slack où l’on partage nos expériences du travail à distance
  • Autres channels dénommées “random” ou “watercooler” pour envoyer toute sorte de photos, que ce soit son animal de compagnie, ses enfants… ou partager des blagues
  • Play.Typeracer.com un jeu qui permet de se challenger et découvrir qui de vous et de vos collègues tape le plus vite. En général, nous faisons ces compétitions en visio, et ça nous fait bien rire !
  • Toutes les semaines, notre Workplace Manager Lou organise des événements à distance : cours de cuisine en visio, escape games, blind tests en ligne…  


Télétravail et recrutement : quésaco ?

Selon toi, quelles seraient les compétences à développer pour travailler et/ou se former à distance ?

En équipe, il est important de partager et documenter l'information de manière transparente, toujours dire ce qu’il se passe, écrire ce que vous êtes en train de faire, et surtout “surcommuniquer”. Ne pas rester bloqué seul, toujours demander de l’aide si on a un problème !

Finalement, peut-on dire que les recruteurs n’ont plus peur du travail à distance ?

Disons plutôt qu’ils ont moins peur. J’ai l’impression que le COVID a encore plus polarisé les entreprises qui sont absolument convaincues par l’efficacité du télétravail et celles qui ont peur, ne font pas confiance à leurs collaborateurs, ou n’ont pas l’organisation interne le permettant.



Travailler à distance devient donc de plus en plus fréquent, et c’est également le cas de la formation. En choisissant de suivre une formation à distance, vous arrivez sur le marché du travail avec l’avantage de savoir déjà télétravailler, compétence désormais très appréciée par les entreprises.

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