1. qui sommes nous ? La présente politique décrit la manière dont le groupe Simplon traite les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités d’organisme de formation professionnelle agréé Qualiopi et organisme certificateur qui exerce sous les marques “Simplon” et “Wild Code School”.
Le responsable de traitement est Simplon.co SAS, entreprise agréée ESUS au capital de 469 690 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bobigny sous le numéro 792 791 329, dont le siège social est 55 RUE DE VINCENNES, 93100 MONTREUIL FRANCE.
2. champ d'application Cette politique s’applique à tous les traitements réalisés par le groupe Simplon.co concernant : les candidats, apprenants, parents/tuteurs légaux le cas échéant, personnels formateurs, partenaires, maîtres d’apprentissage, alumni, visiteurs des campus, prestataires et utilisateurs des sites et plateformes numériques.
3. Quelles données collectons-nous ? Nous respectons le principe de minimisation : seules des données adéquates, pertinentes et limitées sont collectées dans le cadre des traitements de données que nous réalisons.
La typologie des données personnelles collectées est la suivante :
Données d’identité et de contact : nom de naissance, nom marital, nom d’usage, prénom(s), date/lieu de naissance, nationalité, pièce d’identité, numéro de pièce d’identité, e-mail, téléphone, adresse postale, photo d’identité, pseudonyme Github, et pseudonyme Twitter ; Données académiques : dossiers de candidature, résultats aux examens, évaluations en cours de formation, assiduité, diplômes obtenus précédemment, relevés de notes, enquêtes d’insertion, dossiers professionnels (dans le cadre des passage de TP et certifications), exercices / briefs déposés dans le cadre des actions de formation suivies, sanctions disciplinaires ; Données relatives aux expériences professionnelles antérieures : numéro de demandeur d’emploi, intitulé du ou des poste(s) ou stage(s), fonctions, responsabilités, entreprises ; Les motivations quant à une demande de candidature à une formation de la Wild Code School ; Données administratives et financières : scolarité, bourses/aides, facturation, paiements, contentieux ; Données relatives à la vie étudiante et vie professionnelle : situation professionnelle (salarié, stages/apprentissage/alternance (employeur, tuteur), accès aux locaux, participation aux événements ; Données relatives aux systèmes d’information et aux sites web de la Wild Code School: identifiants, données de connexion et de navigation, données liées au navigateur, paramètres de sécurité, cookies, traceurs, adresse IP et User Agent (navigateur, moteur utilisé) ; Données particulières (sensibles) : données de santé pour aménagements liés au handicap.
Les données sont principalement issues de collectes directes via :
La navigation et les données saisies à travers notamment les formulaires ou questionnaires de collecte des différents sites web de la Wild Code School /Simplon.co et/ou outils tiers ; Les données transmises par les candidats ou les étudiants au cours de leurs formations ; Des formulaires papier ; Les renseignements fournis par les prospects, candidats ou clients lors de forums, salons, formulaires informatisés ou papier avant, pendant et après le déroulement du cursus ; Des organismes ou plateformes publiques, le cas échéant ;
Le cas échéant, des données peuvent être collectées de manière indirecte collectes via nos partenaires académiques, entreprises, techniques.
3. À quelles fins et sur quelles bases légales ? La base légale retenue est fonction du traitement de données en question (article 6 du RGPD) :
Liée au respect des obligations légales de Simplon.co ,Nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à des mesures précontractuelles ,Liée au consentement de la personne concernée ,Liée aux intérêts légitimes de Simplon.co .
Les finalités des traitements de données opérés par Simplon.co sont les suivantes :
La gestion et le suivi des candidatures ; La gestion des admissions et inscriptions aux formations dispensées par la Wild Code School ; L’organisation de la scolarité et l’accès aux plateformes d’enseignement incluant la visioconférence ; La gestion, dans le cadre des formations, de l’évaluation continue ainsi que des examens, partiels et jury d’attribution des diplômes ou certificats ; La gestion des stages ou alternances ainsi que celle de l’insertion professionnelle ; La gestion administrative et financière incluant le suivi des facturations ; La mise en place des mesures de sécurité informatiques ou physiques incluant la vidéosurveillance des sites ou le contrôle des connexions informatiques ; La gestion des demandes d’exercice de droits par les personnes concernées ; La mise en place, le cas échéant, de sanctions disciplinaires ; La gestion de la délivrance de diplômes ; La gestion de la relation avec les entreprises et les tuteurs, maîtres d’apprentissage, dans le cadre de l’alternance ; La gestion et le suivi de la vie des campus et des campagnes de communication institutionnelles internes ou externes ainsi qu’événementielles ; Les relations avec les alumni, clients et partenaires ; La qualité et le pilotage des enquêtes internes et externes incluant la réalisation de statistiques dont les données liées à l’insertion professionnelle ; La gestion de la prospection et du marketing incluant la réponse aux demandes d’informations ou de devis ; La mesure d’audience sur les sites web et outils internes ; La gestion de messagerie et des outils internes mis à la disposition des étudiants et collaborateurs ; La gestion administrative des étudiants, incluant le suivi des formations et la gestion des absences ; La gestion des personnes à contacter en cas d’urgence ; La gestion des outils et du parc informatique de la Wild Code School, incluant ceux mis à la disposition des étudiants. la gestion des certifications détenues par Simplon.co. L’information et la communication sur nos formations professionnelles à destination des particuliers, entreprises et autres organismes. L'utilisation de la plateforme Odyssey/Simplonline : inscription, réalisation des tests pédagogiques, sauvegarde des solutions postées par l'élève et constitution du profil administratif. Le suivi et le traitement des candidatures (duplication automatique des éléments récupérés sur Odyssey vers l'outil CRM Hubspot). L'insertion professionnelle : collecte du CV et inscription automatique sur la plateforme JobTeaser (bien que le remplissage du profil de l’étudiant soit facultatif). La communication et la publicité liée aux actions de formation financées.
S’agissant des données collectées par les pixels de suivi d’emails, les finalités de traitement sont les suivantes :
1) Pour la nécessité du service (intérêt légitime) :
La mesure de la délivrabilité des courriels transactionnels et d'information ; Le nettoyage les listes de contacts inactifs ; La sécurité des authentifications par email ;
2) Lorsque vous y avez consenti :
L’analyse de la performance des campagnes de communication/prospection ; La personnalisation du contenu et de la fréquence des emails ; Le profilage et réadressage publicitaire (retargeting) à partir des interactions par email.
Le groupe Simplon.co ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques exclusivement sur la base d’un traitement automatisé.
5. Destinataires En interne, seuls les services concernés de Simplon.co ont accès aux données des personnes concernées, dans la limite de leurs attributions respectives et besoins.
Pour répondre à ses obligations légales ou à des engagements contractuels, Simplon.co peut transmettre des données personnelles à ses partenaires académiques,
Tout sous-traitant est contractuellement tenu à des garanties de sécurité et de confidentialité offrant un niveau élevé de protection des données.
Une attention particulière est portée sur la plateforme Odyssey : les informations du profil de chaque utilisateur sont visibles par tout utilisateur inscrit sur Odyssey.
6. Transferts hors UE
Si un transfert hors EEE s’avère nécessaire, dans ce cas Simplon.co prendra toutes les mesures nécessaires afin de veiller à ce que le prestataire ou partenaire présente un niveau de protection des données personnelles adéquat au regard de la législation et réglementation sur la protection des données personnelles et utilisera un mécanisme conforme telle qu’une décision d’adéquation ou des Clauses Contractuelles Types validées par la Commission européenne.
Vous pouvez obtenir des informations sur les garanties applicables auprès du DPO.
7. Durées de conservation et mesures de sécurité Les données collectées et traitées par Simplon.co sont conservées le temps strictement nécessaire aux finalités et/ou pour satisfaire aux obligations légales. Cette durée peut varier selon la catégorie de données ou les traitements concernés. Les durées spécifiques suivantes s'appliquent :
Candidature refusée : 1 an à compter du refus.
Fichier élèves (données administratives) : 1 an à l'issue de la formation.
Données CRM (Hubspot) : 3 ans à l'issue de la formation. Aide à l'insertion professionnelle : toute la durée du compte et 1 an après sa fermeture.
Soucieuse de garantir la sécurité des données, le groupe de Simplon.co met en place un niveau de sécurité adapté et proportionnel aux risques encourus en prenant toutes les précautions utiles qu’elles soient physiques, logiques, administratives ou organisationnelles, au regard de la nature des données qu’elle collecte, traite ou transfère.
Durée de conservation spécifique aux pixels de suivi dans les courriels :
Pour la gestion de la délivrabilité et l'assainissement de nos bases de contacts (pixels ne nécessitant pas un consentement), nous appliquons le principe de minimisation : seule la date (à la journée près, sans enregistrer l’heure exacte) de la dernière ouverture connue du courriel est conservée. Cette donnée est mise à jour à chaque nouvelle ouverture avec écrasement de la précédente.
Pour les pixels soumis à consentement (analyse marketing et profilage), les données d'ouverture sont conservées pour une durée maximale de 13 mois.
8. Exercice des droits Conformément au Règlement (UE) 2016/679 et à la loi française 78-17 modifiée dite Loi Informatique et Libertés, la personne concernée dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification, de limitation du traitement, de retrait du consentement, de suppression de ses données à caractère personnel et d'un droit d’opposition pour motif légitime en remplissant le formulaire ci-joint
Simplon.co a désigné une déléguée à la protection des données qui peut être saisie à l’adresse rgpd@simplon.co
La personne concernée dispose également d’un droit de réclamation auprès de l’autorité nationale de protection des données qui est pour la France, la COMMISSION NATIONALE DE L'INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
9. Evolution de la présente politique de confidentialité La politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle ou des traitements de données réalisés.
